Jan Drábek

A když náhodou čas mám, nestíhám se divit, kolik ucelených nauk, systémů a zaručeně fungujících řešení se na světě vyskytuje. Obvykle u každého najdete knihu, webovou stránku nebo komunitu, která je spojuje dohromady. Většinou považují jednu část učení za něco fundamentálního, spásného, umějící vysvětlit a vyřešit všechny problémy...

Důležité myšlenky, nepotřebují obrovských konstrukcí, nauk a systémů, ve kterých se leda ztratí a zapadnou. (Naopak omáčka je často zdůrazňována na úkor samotného obsahu.) Důležité myšlenky mají být vyjádřeny tak, aby mohli spustit přemýšlení, mohly být pochopeny a v neposlední řadě spojovány s předešlými zkušenostmi a poznáním.

Náš čas je z podstaty lidského života omezen. Soudím, že právě to je přínosné, přestože to často přináší zmatek a stres. Decentně to naznačuje, že ne vše je přínosné, protože čas dává lidským činnostem hodnotu.

Knih na téma správy času (anglicky time managementu) vyšlo až příliš mnoho, „osvědčených" nauk bylo sestaveno až příliš a bývají až příliš velkým zobecněním chováním každého člověka. Lepší je nelpět na systému jako celku, ale dávat smysl jednotlivým úkonům našeho života (a tedy celému procesu plánování).

Soustředění

Soustřeďte se na činnost, kterou máte provádět. Víc než telefony a jiní lidé se rozptylujete sami. Pokud nedokážete na konkrétní činnosti udržet pozornost změňte ji (není-li příliš blízko termínu odevzdání).

Rozptylovat vás může i samotná správa a výběr úloh. Pokud těmito činnostmi trávíte řádově minuty, je metoda příliš „byrokratická" a raději než na práci se věnujete „plánování".

Podstatnou část neefektivity způsobí, když neodhadnete čas, po kterém přejít na jinou činnost, protože každý takový přechod vám „sežere" čas a náladu. Například příprava pracovní plochy, sehnání potřebných materiálu apod. U každé úlohy je to jiné.

Spousta lidí bude odhodlaně tvrdit, že zvládají více úloh zároveň (nepopírám, že je to možné), ale podstatně riskují, že práce bude odvedena potenciálně nekvalitně a že se na konci dne mohou cítit fyzicky i emočně více vyčerpaní.

Jednoduchost

Na plánování opravdu nepotřebujete sofistikované postupy ani programy. V postupech se můžete ztratit a v programy přesouváte příliš mnoho důvěry, kterou si nezaslouží, obzvlášť když jde o váš čas.

Ideálním pomocníkem je papír a tužka (největší vynálezy všech dob). Pro použití mimo pracovní stůl se hodí malý notýsek. Zůstaňte organizovaní! Papír nechávejte vždy na stole a notýsek vždy v kapse (jinak riskujete ztrátu) a hlavně, nikdy si nepište důležité věci jen tak po papírcích, jednou se určitě ztratí.

Přemýšlivost

Nejsme pouhé stroje, ale jsme, většinou, vybaveni rozumem. Činnost není vymezena začátkem a ukončením, ale i závislými činnostmi a jevy. Zdánlivě jednoduchá činnost má své vnitřní pravidla a závislosti na jiné činnosti.

Zapojte svůj rozum a zkuste odhadovat, co všechno činnost obnáší, kolik vám asi zabere času, předvídejte, co vše se může stát a jak byste na to museli reagovat. Po uzavření úlohy se znovu zamyslete, jak přesní jste ve svých představách byli. Tenhle důležitý proces vám, možná, umožní příště jednat lépe.

Rozhodnutí ohledně plánování si můžete dovolit dělat rychle (ne všechny rozhodnutí lze dělat rychle, víc vám napoví zkušenost). Nerozhodujte se příliš dlouho a snažte se identifikovat vše, co vám „krade" čas. Zjistěte jak a eliminujte to. Všímejte si pořadí činností a podobných detailů. Mnohdy záleží právě na nich. Příklad za všechny: když si naplánujete „zastavit" se u babičky ráno, pravděpodobnost, že se vám podaří odejít nenaobědvaný je mizivá.

Nezapomínejte na přemýšlení. Čas od času přichází úlohy, do kterých úplně nevidíte a přijdou vám příliš komplikované a náročné. Obzvlášť u takových roste odpor je vůbec začít dělat a čím blíž termínu tím víc. Ke konci už přichází strach z nestihnutí, který dokonce brzy před termínem úplně vyhraje a vy budete mít pocit, že jste měli pravdu, když jste z toho měli strach... Nenechte se zlomit a najděte dost odvahy aspoň nakouknout za začátek úlohy.

Informační doba

Zůstaňte v dosahu lidí a telefonů. Není smyslem se úplně odříznout od vnějšího světa, protože to pravděpodobně budete nakonec vy, kdo bude od druhých potřebovat informaci, drobný úkon apod. Všimněte si, že internetová komunikace (ICQ, Jabber...) mnohem více vyrušuje než telefon, protože intenzita komunikace je podstatně vyšší. Telefon nebude zvonit co 10 vteřin (není-li telefonování vaší pracovní náplní).

Nenechte se zahltit informacemi. Dávkujte je. Pocit, že potřebujeme zůstat informováni je jen sběratelský komplex, kdy se snažíme hromadit co nejvíce věcí v domnění, že by se mohly někdy hodit. Většinu informací opravdu nepotřebujete a když už se domníváte, že ano, tak jejich kontrolou neztrácejte čas - třeba články vycházející týdně nekontrolujte každý den. Nekonzumujte informace, jakmile se objeví, ale odložte si je na správný čas, kdy nebudete zanedbávat jiné úkoly.

Je důležité, umět poznat, zda zpráva vyžaduje stručnou odpověď nebo je vhodné použít delší text. Nebojte se delších textů! Dokáží lépe vystihnout celou věc než jednoduchá věta (umíte-li udržet strukturu). Málokdo je tak dobrý, aby jeho sdělení bylo pochopeno přesně tak, jak bylo vyřčeno/napsáno.

Návyky a rituály

Návyk (resp. zvyk) je způsob, jakým vykonáváme určité činnosti a bývá postaven na naší zkušenosti či zkušenosti rodičů a kolegů. Rituál je zpravidelnění posloupnosti jistých úkonů prováděných nějakým konkrétním způsobem.

Pro utvrzení pracovního chování si můžete vypěstovat jisté návyky a rituály. Například příchod do práce, uvaření kávy, kontrola pošty,... Rituály mohou být nebezpečné, protože z nich časem může zůstat pouze torzo, kterému je neustále přikládána stejná důležitost. Rituály mohou být i dobré, protože nám umožňují si pamatovat a připravit se vnitřně na posloupnost činností a chování. K vytváření rituálů patří i umění je porušit a vytvořit nové, kvůli změně situace nebo prostě jen radosti z novosti a možnosti změny ;-)

Jistým způsobem rituálu je i odměňování za nějaké vytyčené cíle (například splněné úlohy). Zase i toto odměňování má svou dobrou stránku v podobě motivace k drobným úkonům, které jsou doceněny až spojením do jednoho finálního výstupu. Má i své stinné stránky, protože hrozí, že práce se změní v orientaci na jednotlivé úlohy namísto přemýšlení o celku.

Přehlednost a důslednost

Snažte se být přehlední! Vedete-li si seznam úkolů, vždy s ním pracujte tak, aby bylo zcela jasné, která úloha je vyřízená a která není! Při práci s mailem mějte na očích důležité maily (k vyřízení/odpovědi), není dobrý nápad nechávat je mezi obyčejnými maily, které nepotřebují (re)akci. Neorientujete-li se v tom, měli byste reorganizovat: seznam přepsat, maily vytřídit apod.

Buďte důslední! Jedině tak si můžete důvěřovat. Když si budete vždy zapisovat vše důležité na jedno místo a pravidelně tomu jednomu místu věnovat pozornost, nemusíte mít strach z toho, že na něco zapomenete. Nenechte se ovládnout obavami a strachem z chyb! Takové chování vás k chybám prostě dovede a navíc budete neustále podráždění, nevrlí a budete své okolí obtěžovat.

Eliminujte úlohy, které dělat nemusíte, delegujte vše co můžete na jiné. Tolik platí klasická poučka. Vezměte ale v potaz, že ne všechny činnosti nemusíte dělat. Jsou i činnosti, které jsou vyhledávané pro zlepšení nálady či pro nějaké specifické pocity. Nemusíte se flákat, ale můžete. Někdy vám to může prospět. Rozlišujte typy úloh a jaké ve vás vzbuzují nálady a pocity. Například kreativní úlohy v kontrastu manuálními úkony. Špatné pořadí vám může zkazit náladu.

Různě dlouhé úlohy

Jsou různé úlohy, některé vyřídíte za minutu, jiné za den, jiné za měsíce, jiné jsou vyloženě celoživotního charakteru. Podle typů úloh se volí plánování. Jednou za nějaký interval (den, týden, měsíc) se vybírají úlohy na další interval. Je dobré přemýšlet o minulém a taky budoucím intervalu.

Krátké i středně dlouhé úlohy si můžete napsat do „To Do" listu a můžete je někdy v budoucnu udělat a sebevědomě odškrtnout, životní cíle do něj ale opravdu nenapíšete... z více důvodů.

Především životní cíle nejsou něco, co bychom znali natolik přesně, aby se to vůbec dalo převést do slov a napsat na papír. Co mnohdy pod pojmem celoživotních cílů se na ten papír snažíme napsat, jsou naše projekce, které nemusí obstát před kritériem smysluplnosti.

Na správu opravdu velkých cílů zůstáváte skoro sami. Ty jsou opravdu ty nejdůležitější, neignorujte je. Všechny menší úkoly leží (nebo by alespoň měly ležet) někde poblíž cesty k velkému cíli, neleží-li tam, zřejmě bude něco špatně.

Závěrem

Nesnažte se nikdy vidět za prací a jinými činnostmi ubíjející nudu a opovržení. Nebojte se vyhledávat úlohy, které vás baví a neopovrhujte úlohami, které děláte nyní. Vyhledávejte radost, uspokojení a jistou dávku štěstí i v nich. Tyto pocity neleží ve vysněných ideálech a statcích, ale mohou se nacházet ve všem. I v naprostých maličkostech.

Vytvořením jakéhokoliv zvyku, i uceleného systému návyků, postupů, vzorců chování přesuneme část přemýšlení do minulosti. V takovém bodě je nesmírné důležité, zda nám tento odsun umožní otevřít prostor pro jinou činnost, nebo nás nějak zakonzervuje ve stavu „takhle se to dělalo vždycky, takhle to budeme dělat i nadále". Je důležité přemýšlet o všem, co se vás dotýká a obzvláště o tom, co se chystáte přijmout za vlastní. Cesta zakonzervování rituálů svádí k tomu, skončit uprostřed a neuvědomit si, proč se snažíme plánovat čas lépe a lépe.

Nesnažím se za více prací vidět co nejvíce peněz, naopak hledám takové úkoly, které jsou v zájmu mých dlouhodobých cílů a mimochodem, plnění vašich dlouhodobých cílů by vám mělo přinášet radost ;-) Pokud vám ji nepřináší, mělo by to být upozornění, že jste si vytvořili pouze nějakou jejich iluzi.

Není prohrou nestihnout vše, co bychom chtěli udělat. Skutečnou prohrou je neudělat to, co je důležité.